#NotionAdventCalendar2024

これは「Notion Community Advent Calendar 2023」の4日目の記事です。

https://adventar.org/calendars/10640/embed

昨日はモーリーさんの「Notionでつながるコミュニティができるまで。」でした。

最近はモーリーさんが主催されている様々なAIなどの最新技術をフルに活用している方とレクチャーをしてくださるイベントにひたすら参加させていただいています。AIすごい。

このページも絶賛NotionAIさんの助けを借りながら書いていきます！

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目次

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👋 自己紹介

はじめまして！私は古賀翔太（こがしょー）と申します。

国立大学の医学科5年生として、現在大学附属病院で実習生として勉強させていただいております。

その大学にあったサークルで1年生の頃から色々活動していくなかで、そのサークルのOBである元SEの方から2020年末ごろにNotionってのがあるらしい、と進められたのが、Notionを触ったきっかけです。

最初は、そのサークルの運営をやっていくにあたってのタスク管理などを質素にやっていっていたのですが、だんだん勉強していくうちに名簿とかサークルでやるイベント管理とかプロジェクト管理とか全部Notionでできちゃうやんけと、進めてくれた元SEの方と、色々Notionを中心とした外部（Slackなどのコミュニケーションツール）と連携したシステムなどを構築して、サークル内での事務作業などを自動化するってことをひたすらやっていました。

Notionのことに関して言えば、以下のような感じになります（というかなるそうです、ありがとうNotionAI。）

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💼 主な経歴・活動

• Notionユーザー歴：3年以上（2021/10ぐらいから使っています。）
• 得意分野：データベース設計、自動化システム構築
• 主な活用シーン：タスク管理、プロジェクト管理、業務効率化
• 2024/02/27にNotion Essentials Badge をしれっと取っていました。そういえば。 </aside>

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🛠️ 私のNotion活用の特徴

• NotionFormulaとGASを組み合わせたシステム開発
• 業務プロセスの自動化に注力
• データベース間の連携を活用した効率的な情報管理 </aside>

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🔮 現在の関心事

• Notionの最新アップデート（特にオートメーション機能）の活用
• AIツールとNotionの連携可能性の探求
• FXを始めて、それとITスキルをあわせて起業しようとしており、そこでNotionをフル活用しようとしている
• コミュニティでの知見共有と学びを深めていくこと　そして広くNotionを使った課題解決をして社会をより良くしていくこと </aside>

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🎓 大学のサークルでひたすらNotionを使いまくった話

僕が所属しているサークルが何をしているのか、ということは大学生活を通して何回も聞かれたきたのですが、ずっと答えるのが難しいサークルです。

一言で言えば「子ども向けのイベントをやっている（ボランティア）サークル」…なのですが、年に大小合わせて150以上のイベントをやっておりインカレで200人以上所属している割と大規模なサークルです。

それらのイベント全てについて管理をしたり、そもそも誰が所属しているのか、イベントには誰がどう何回参加したのか、（5部門15チームぐらいで活動していたので）誰がどのチームでどんな役職について活動しているのか…などなど、このサークルを渦巻いている情報は大量で複雑なものでした。

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NotionにあるDBの数はなんと65！！（ショートカットに「ゴミ箱内」ってつくようになったのこのスクショを取ったときに初めて気づきました。こういう小さい気付き嬉しいですよね。）

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このDBなどをひたすら活用しながらNotionを中心に情報システムを構築・管理・維持していく「情報システムチーム」というチームの長をやっていました。

一部、このチームでやってきたプロジェクトをいくつかご紹介させてください。

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📋 スタッフ名簿と個人ポートフォリオの進化

これまではExcelで名簿を作っており、かなり管理が難しかったところがありました。シンプルにNotionにしたよというプロジェクトです。

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こんな感じで、今現在の各部門やチームにどんな人がいてどんな役職かということがわかりやすくなりました。

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✨ Notionの真骨頂はやはりデータベース間のリレーションとリンクドビューであり、 それぞれの人がこれまでどのような変遷を辿ってきたのかというのを各個人のページで見ることができます！

こんな感じ。私の所属歴です。結構自分がどのチームでどれぐらい活動して成長してきたかというのがサークルのメンバー自身が振り返られると、感慨深くないでしょうか。

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💡 ちなみにこの所属歴は、各チームの長（チーフ）の方自身にNotionの手順書に則ってレコードを足してもらったら、自動的に名簿が更新されていきますよ～　という仕組みにしていたので、情報システムチームとしては必要があればGoogleDriveなどの権限を変更したりなどをするぐらいで、名簿管理はほとんど半自動でできていたという感じです。

• 🔄 NotionAIが作ってくれた名簿更新のフローチャート </aside>

✨ すごいでしょ。これ大学のサークルの名簿ですよ？笑

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🎪 イベント管理システム構築

🎯 先ほど書いたとおり、このサークルは年100を超えるイベントをやっています。

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管理が必要な情報例：

• 🏢 施設の予約状況
• 👥 担当者の割り当て
• ✅ 指導者からの承認状況
• 📊 参加者数の集計
• 💰 収支の管理 </aside>

一つのイベントでこれだけの情報が管理されなければならないのに、それが年100を超えていくわけです。それを、一括で管理するとなると、…これはもうNotionの出番ですね。

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✨ 特徴その1: 施設予約システムとの連携

施設の予約システム（Notion）とも連携しており、イベント企画者がこの施設を予約してほしいという申請から、その申請が現状どう進んでいるのかというところまですっかり見えています。

• 🔄 NotionAIが作成した施設予約申請システムのフローチャート（不完全ではありますが、一部参考になるかと） </aside>

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✨ 特徴その2: Googleカレンダー連携

このイベントのデータベースはGoogleカレンダーとGASで連携しており（当時はNotionCalendarがなく、NotionAutomationだとイベントが多すぎて重くなってきたので、融通が効くGASで気合で頑張りました。。笑）、Notionに慣れていないサークルのメンバーもイベントがいつあるのかぱっとわかります。

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📊 データ可視化

参加者の人数、収支などもしっかりぱっと見てわかりますよね。

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明日はとうまろさんの「テンプレ販売のビジネススキームとNotion×X運用で認知を獲得する方法（公開後リンクを貼ります！）」です。お楽しみに。