#NotionAdventCalendar2024
これは「Notion Community Advent Calendar 2023」の4日目の記事です。
https://adventar.org/calendars/10640/embed
昨日はモーリーさんの「Notionでつながるコミュニティができるまで。」でした。
最近はモーリーさんが主催されている様々なAIなどの最新技術をフルに活用している方とレクチャーをしてくださるイベントにひたすら参加させていただいています。AIすごい。
このページも絶賛NotionAIさんの助けを借りながら書いていきます！
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目次
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はじめまして！私は古賀翔太（こがしょー）と申します。
国立大学の医学科5年生として、現在大学附属病院で実習生として勉強させていただいております。
最初は、そのサークルの運営をやっていくにあたってのタスク管理などを質素にやっていっていたのですが、だんだん勉強していくうちに名簿とかサークルでやるイベント管理とかプロジェクト管理とか全部Notionでできちゃうやんけと、進めてくれた元SEの方と、色々Notionを中心とした外部（Slackなどのコミュニケーションツール）と連携したシステムなどを構築して、サークル内での事務作業などを自動化するってことをひたすらやっていました。
Notionのことに関して言えば、以下のような感じになります（というかなるそうです、ありがとうNotionAI。）
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僕が所属しているサークルが何をしているのか、ということは大学生活を通して何回も聞かれたきたのですが、ずっと答えるのが難しいサークルです。
一言で言えば「子ども向けのイベントをやっている（ボランティア）サークル」…なのですが、年に大小合わせて150以上のイベントをやっておりインカレで200人以上所属している割と大規模なサークルです。
それらのイベント全てについて管理をしたり、そもそも誰が所属しているのか、イベントには誰がどう何回参加したのか、（5部門15チームぐらいで活動していたので）誰がどのチームでどんな役職について活動しているのか…などなど、このサークルを渦巻いている情報は大量で複雑なものでした。
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NotionにあるDBの数はなんと65！！（ショートカットに「ゴミ箱内」ってつくようになったのこのスクショを取ったときに初めて気づきました。こういう小さい気付き嬉しいですよね。）
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このDBなどをひたすら活用しながらNotionを中心に情報システムを構築・管理・維持していく「情報システムチーム」というチームの長をやっていました。
一部、このチームでやってきたプロジェクトをいくつかご紹介させてください。
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これまではExcelで名簿を作っており、かなり管理が難しかったところがありました。シンプルにNotionにしたよというプロジェクトです。
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こんな感じで、今現在の各部門やチームにどんな人がいてどんな役職かということがわかりやすくなりました。
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✨ Notionの真骨頂はやはりデータベース間のリレーションとリンクドビューであり、 それぞれの人がこれまでどのような変遷を辿ってきたのかというのを各個人のページで見ることができます！
こんな感じ。私の所属歴です。結構自分がどのチームでどれぐらい活動して成長してきたかというのがサークルのメンバー自身が振り返られると、感慨深くないでしょうか。
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💡 ちなみにこの所属歴は、各チームの長（チーフ）の方自身にNotionの手順書に則ってレコードを足してもらったら、自動的に名簿が更新されていきますよ～ という仕組みにしていたので、情報システムチームとしては必要があればGoogleDriveなどの権限を変更したりなどをするぐらいで、名簿管理はほとんど半自動でできていたという感じです。
✨ すごいでしょ。これ大学のサークルの名簿ですよ？笑
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🎯 先ほど書いたとおり、このサークルは年100を超えるイベントをやっています。
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管理が必要な情報例：
一つのイベントでこれだけの情報が管理されなければならないのに、それが年100を超えていくわけです。それを、一括で管理するとなると、…これはもうNotionの出番ですね。
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✨ 特徴その1: 施設予約システムとの連携
施設の予約システム（Notion）とも連携しており、イベント企画者がこの施設を予約してほしいという申請から、その申請が現状どう進んでいるのかというところまですっかり見えています。
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✨ 特徴その2: Googleカレンダー連携
このイベントのデータベースはGoogleカレンダーとGASで連携しており（当時はNotionCalendarがなく、NotionAutomationだとイベントが多すぎて重くなってきたので、融通が効くGASで気合で頑張りました。。笑）、Notionに慣れていないサークルのメンバーもイベントがいつあるのかぱっとわかります。
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📊 データ可視化
参加者の人数、収支などもしっかりぱっと見てわかりますよね。
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🔗 参加者管理
そして、参加者もイベントにリレーションで紐づけることで、参加者のDB側からこの参加者がどのイベントに参加しているかということまでわかります。そこまで分かると、今度こういうイベントやるけど来てみない？とか誘ったりとか、参加者を募集する作戦も立てやすくなりますよね。
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🎯 Notionといえば、タスク管理。タスク管理といえば、Notion。と、この3年間で自分の体に染みつきました。Notionを触り始めてからの3年間は、ほぼ毎日Notionのタスクのデータベースには何かしら触れていたと思います。
💡 とはいえ、自分はタスク管理自体がだるいとタスク管理をしなくなってしまうので、基本的にタスクで管理することといえば、 何をするか（タスク名）といつするか（作業日）とどうなっているか（ステータス）ぐらいですね。
🔄 Notionに親子関係が実装された瞬間にタスクをサブアイテムにして、親アイテムをプロジェクト という関係にすれば、タスク管理とプロジェクト管理を同じデータベースにすることができる！となり、そうしたよというプロジェクトになります。
⚡ あとは、最近実装されたオートメーションに変数が使えるようになったので、開始ボタンと終了ボタンを押したら自動的に作業時間が記録されて、Notionカレンダーと連携すれば、Googleカレンダーに登録された予定と重ね合わせて、自分が一日をどのように費やしているのかというのが、直感的にわかるというのもポイントです。
✨ 動作は単純だけどできることは多彩ってのがすごくい個人的に嬉しいタスク管理システムに仕上がったかなと感じています。
🔍 地味に大変ですごくNotionの関数のスキルが試されたのが親プロジェクトを見たら、その子プロジェクトの構造やタスクの状況が一目でわかる、プロジェクト図の作成です。めちゃくちゃ、裏で工夫しています。（需要があればどういう仕組みかというのを更新しておきます！）
🔗 また、サークルでは会議の記録をScrapbox(Cosense)を使用して取っていたため、そこにNotionからベン！ってコピペしてそこからそれぞれのプロジェクトの内容についての記載をぱぱっと書き込めるようなものも作っているのもポイントです！
💪 実際にプライベートでもこのタスク管理システムを使って、タスクをバリバリと（たまにゆるゆると）こなしています。学校、サークル、バイトなどいろいろなことを一括で管理できています。
🎁 需要があれば、これもテンプレートにして皆さんに共有できたらいいなと考えております！
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その他、紹介しきれないものも含めてたくさんあります！挙げられるだけ挙げてみます（時間があって気が向いたときに、子ページとしてプロジェクト内容を記入するかもしれません。気になることがあれば、ご連絡ください！）
元SEの社会人の方と、IT好きな医学生2人で、ほとんどこれらのNotionエコシステムを構築・維持してきたということになります。振り返ると、やっぱりすごいことですね。
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明日はとうまろさんの「テンプレ販売のビジネススキームとNotion×X運用で認知を獲得する方法（公開後リンクを貼ります！）」です。お楽しみに。